Opslagruimte vrijmaken: wat doe je met overtollige voorraad?

Een magazijn of bedrijfsruimte loopt sneller vol dan je denkt. Voorraad die niet meer beweegt, neemt plek in die je eigenlijk nodig hebt voor producten die wel verkopen. Overtollige voorraad kost dus niet alleen geld, het beperkt ook je bewegingsruimte en maakt het lastiger om overzicht te houden. Rekken raken vol, paden worden smaller en nieuwe leveringen passen nergens meer. Herken je dit probleem, dan is het tijd om gericht actie te ondernemen.

Wanneer is voorraad overtollig?

Voorraad wordt overtollig zodra er geen realistische vraag meer voor is. Denk aan producten die je te veel hebt ingekocht of artikelen die uit de mode raken. Seizoensgebonden items blijven vaak liggen nadat het seizoen voorbij is. Ook een verkeerde inschatting van de vraag speelt vaak een rol. Je koopt in op basis van een prognose die niet altijd klopt. Soms verandert ook de markt zelf, waardoor een product dat altijd goed liep ineens blijft staan. Herken je meerdere van deze signalen tegelijk, dan is ingrijpen des te urgenter. Het resultaat is dat dozen, pallets of rekken zich vullen met spullen die simpelweg niet meer verkopen.

Praktische opties voor overtollige voorraad

Er zijn meerdere manieren om van overtollige voorraad af te komen. Verkoop artikelen met korting via een outlet, een los verkoopkanaal of aan een opkoper die gespecialiseerd is in restpartijen. Denk ook aan tweedehandsplatforms of vakbeurzen waar overtollige voorraad snel een nieuwe eigenaar vindt. Bundel trage producten met populaire artikelen, zodat klanten toch overgaan tot aankoop. Doneren is ook een optie: veel goede doelen nemen bruikbare voorraad graag aan. Dat scheelt bovendien afvoerkosten. Werkt geen van deze opties voor een specifiek artikel? Overweeg dan een tijdelijke actie of een bundelkorting om de voorraad alsnog te laten bewegen.

Past een product niet meer in je assortiment, dan kun je het herbestemmen voor een ander doel binnen het bedrijf. Soms is geen van deze opties genoeg en ligt het probleem dieper: de ruimte zelf is simpelweg te vol. In dat geval kun je het magazijn laten ontruimen door een gespecialiseerd bedrijf. Zo krijg je in één keer weer overzicht en ruimte terug.

Zelf aanpakken of uitbesteden?

Voor een paar dozen of een los rek pak je de opruiming vaak prima zelf op. Gaat het om een hele ruimte met oude inventaris, verpakkingsmateriaal en afval? Dan kost dat al snel meer tijd dan je vooraf inschat. Sorteren, afvoeren en eventueel herindelen vraagt mankracht en planning. Correcte afvalafvoer hoort trouwens bij de zaken die ondernemers vaak over het hoofd zien. Bij een grote hoeveelheid weeg je daarom af of je dit zelf oppakt. Soms is uitbesteden aan een partij die dit dagelijks doet efficiënter. Grotere klussen pak je zo sneller en zonder onnodige vertraging aan. Vraag bij twijfel gewoon een vrijblijvende inschatting van de kosten en tijdsduur. Dan weet je precies waar je aan toe bent. Zo voorkom je dat de opruiming zelf weer voor vertraging zorgt in je bedrijfsvoering.

Voorkomen dat voorraad opnieuw overtollig wordt

Voorkomen is eenvoudiger dan achteraf opruimen. Bekijk periodiek welke artikelen traag verkopen en stuur je inkoop daarop bij. Werk met realistische prognoses in plaats van een vaste bestelhoeveelheid uit gewoonte. Een duidelijk overzicht van je voorraadniveaus helpt daarbij enorm, zeker als je met meerdere productgroepen werkt. Sommige bedrijven gebruiken hiervoor eenvoudige software, andere werken prima met een overzichtelijk Excel-bestand. Wat je ook kiest, zorg dat je het overzicht regelmatig bijwerkt. Stem daarnaast de indeling van je opslagruimte af op hoe vaak een artikel wordt gepakt, zodat je sneller ziet wat blijft liggen. Een van de basisprincipes van efficiënt magazijnbeheer die in de praktijk vaak wordt onderschat.

Overzicht houden is een kwestie van gewoonte

Overtollige voorraad los je niet in één keer op, maar met vaste gewoontes voorkom je dat het probleem terugkeert. Controleer je voorraad regelmatig, verkoop of doneer wat niet meer beweegt en houd je opslagruimte overzichtelijk. Neem daarnaast periodiek de tijd om te bepalen wat je nog echt nodig hebt. Wat niet meer past bij je huidige assortiment, mag weg. Begin klein: kies één sectie van je magazijn om deze maand op te ruimen. Zo blijft er altijd plek voor de producten die wel verkopen. Ook voorkom je dat je magazijn opnieuw dichtslibt.